Jak krok po kroku  wdrożyć program  Employee Advocacy? Część I

Programy Employee Advocacy (EA, Rzecznictwo Pracowników) zyskują coraz większą popularność. To zupełnie naturalne. Praca zdalna, zmniejszające się zaufanie do oficjalnych źródeł informacji, trudność pozyskania najlepszych pracowników, zmiana preferencji zakupowych klientów to tylko niektóre z wyzwań dla menedżerów. Jak sobie z nimi radzić, wykorzystując Rzecznictwo Pracowników?

---

Tutaj znajdziesz drugą cześć artykułu o podejściu do wdrożenia Employee Advocacy.

Inne nasze teksty dotyczące Employee Advocacy można znaleźć w naszej Bazie Wiedzy.

---

Odpowiedzią na te wyzwania może być zespół zaangażowanych rzeczników organizacji. Taki zespół wspiera oficjalną komunikację wewnątrz firmy, buduje wizerunek organizacji w Social Mediach i prowadzi komunikację z interesariuszami. Dzięki zespołowi umacnia się optymalna Kultura Organizacyjna, zwiększa się zaangażowanie wszystkich pracowników, rośnie zdolność firmy do osiągania ambitnych celów. Nic dziwnego, że każda organizacja zaczyna z zainteresowaniem przyglądać się projektom Employee Advocacy.

Czy jesteśmy na to gotowi?

Doprowadzenie do momentu, w którym na pokładzie organizacji działa zespół zaangażowanych rzeczników zajmuje kilka miesięcy. Ze względu na unikatowy charakter tego programu nie wdroży się go decyzją zarządu. Nie da się kazać pracownikom, by byli bardziej zaangażowani i pozytywnie świadczyli o tym wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Rzecznictwo pracowników to wisienka na torcie dla tych organizacji, które mają zdrową atmosferę pracy, w której poziom zaangażowania już jest wysoki, jakość przywództwa ponadstandardowa, a Kultura Organizacyjna – spójna i silna. Jeżeli tych warunków firma nie spełnia, to próżno inwestować w programy EA. Wyposażenie pracowników w kompetencje komunikacji w Social Mediach, szkolenia, programy motywacyjne i informacyjne nie przyniosą żadnych rezultatów.

Pracownicy widząc, jak bardzo niespójne są takie oczekiwania z dotychczasowym modelem pracy, absolutnie nie będą gotowi na rzecznictwo. Program co najwyżej pogłębi chaos organizacyjny i zwiększy koszty. Doprowadzenie do sytuacji, w której będzie to możliwe, wymaga wielu działań, sporego zaangażowania, a przede wszystkim rzetelnej diagnozy sytuacji. Dopiero gdy poznamy przyczyny braku zaangażowania w organizacji, będziemy mogli wprowadzić zmiany i działania naprawcze. Kiedy zaś poziom ogólnego zaangażowania się podniesie, dopiero wtedy można zabierać się do budowania rzecznictwa. Jeżeli nie jesteśmy pewni, czy nasza organizacja jest gotowa na taki program, warto rozważyć audyt spójności. Doświadczony konsultant, wspierając się narzędziami, pomoże odpowiedzieć na pytanie, jakie interwencje będą najbardziej adekwatne do obecnej sytuacji w firmie.

Zapisz się na nasz Newsletter

Proces rozwoju uczestników programu Employee Advocacy

Żeby pracownik efektywnie angażował się w Employee Advocacy, musi chcieć to robić i musi to umieć. Kolejnym więc krokiem w programie jest zbudowanie odpowiedniego poziomu kompetencji. Dlatego dobrze zaplanować w początkowej fazie wdrożenia dedykowany program rozwojowy. Dzięki niemu uczestnicy będą mieli okazję w praktyczny sposób rozwinąć swoje naturalne zdolności i uzupełnić niezbędne luki. Program rozwojowy powinien mieć praktyczny charakter warsztatowo-szkoleniowy.

Po co ten wysiłek?

Kiedy mamy już odpowiedni poziom zaangażowania pracowników, możemy zabierać się do realizacji programu Employee Advocacy. Zaangażowani pracownicy wiążą się ze swoją firmą na dłużej, są gotowi do większego wysiłku, a przede wszystkim pozytywnie się o firmie wypowiadają. I generalnie właśnie po to buduje się pro-gramy rzecznictwa pracowników. Szczególnym powodem do zainwestowania w tego typu program jest świadczenie przez pracowników pozytywnie o firmie. W relacjach wewnętrznych rzecznicy pozytywnie wpływają na innych pracowników. Kreują atmosferę pracy dobrze wpływającą na osiąganie wyników.

W relacjach zewnętrznych rzecznicy wspierają działania marketingowe, sprzedażowe i HR’ owe. Social Selling nie może się obyć bez autentycznej, wiarygodnej i przede wszystkim powszechnej komunikacji w Social Mediach. Bez odpowiedniej liczby zaangażowanych pracowników nie będzie widoczności i zasięgów publikacji. Budowanie wizerunku w mediach wymaga odpowiedniej komunikacji, a także  świadectw zadowolonych pracowników. Rzecznicy mogą przedstawić dowody ciekawej pracy, realizowania interesujących projektów, przykładów pro-pracowniczych zachowań szefów. To przyciąga do firmy klientów, pracowników i partnerów.

Jak zabrać się do wdrożenia programu Employee Advocacy?

Wdrożenie programu Rzecznictwa Pracowników warto przeprowadzić w kilku krokach. Przestrzegam przed działaniem ad hoc. Wdrożenie programu w skomplikowany system organizacji wymaga uważnego podejścia. Proponuję zaufać tradycyjnemu powiedzeniu, że niepowodzenie w planowaniu to planowanie niepowodzenia.

Przede wszystkim warto przygotować sobie całą koncepcję programu. Punktem wyjścia może być sesja planowania w małym gronie menedżerów zainteresowanych efektami takiego programu. W czasie takiej sesji warto postawić sobie kilka pytań.

• Kto będzie sponsorem projektu w organizacji?
• Jakie cele ma realizować program?
• Jakie ma przynieść efekty?
• Jakie inwestycje chcemy/jesteśmy gotowi podjąć na jego realizację?
• Jakie mamy zasoby, które możemy wykorzystać?
• Jakie bariery będą nam utrudniać wdrożenia?

Przygotowując się do realizacji programu, warto stworzyć mały, interdyscyplinarny zespół, który pomoże odpowiedzieć na powyższe pytania. Wartościowego wsparcia dostarczą specjaliści z obszaru HR. Ich wyczucie organizacji, świadomość barier kulturowych i ograniczeń będą bezcenne. W zespole powinny znaleźć się też osoby z obszarów stricte biznesowych. Program będzie realizował te cele, które postawią przed nim osoby zaangażowane w jego realizację. Zupełnie inny kształt będzie miał program, który ma realizować cele obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, a inny jeżeli główny akcent na korzyści położą handlowcy czy marketingowcy. Oczywiście interesy różnych obszarów mogą doskonale się uzupełniać. Idea Employee Advocacy jest bardzo pojemna. Im więcej interesariuszy zaangażuje się w kształtowanie programu, tym bardziej będzie on angażujący i tym samym większa będzie jego efektywność i bardziej wartościowy przebieg.

Kto ma brać udział programie Employee Advocacy?

Do programu zapraszamy ochotników. Warto, korzystając z naturalnych różnic w przyswajaniu nowości, zbudować projekt tak, by odbywał się on w turach. Korzystając z teorii dyfuzji informacji Rogersa, na początku poszukujemy w firmie „innowatorów”. W całej zbiorowości organizacji stanowią oni około 2,5 proc. To ci pracownicy najbardziej lubią ryzyko, chętnie próbują nowości, są gotowi eksperymentować i nie boją się społecznych reakcji. Idealnie pasują do tego, by rozpocząć przygodę z tego typu programem. Można ich zaprosić do pierwszej grupy. Idealnie też sprawdzą się jako uczestnicy projektu pilotażowego.

Do kolejnych etapów szukamy „wczesnych naśladowców”. W każdej zbiorowości jest ich około 13,5 proc. Są liderami, kształtują opinię w danej społeczności. Nowe idee kupują jednak z pewną ostrożnością. Żeby się zaangażować, potrzebują dowodu, że projekt działa. Dołączą, kiedy posłuchają świadectw „innowatorów”.

Do kolejnych etapów dołączamy pozostałych pracowników. Większość z nich mniej pozytywnie reaguje na innowacje, a bardziej na sprawdzone produkty. Im bardziej projekt będzie dostosowany do naturalnych preferencji uczestników, tym większe będzie ich zainteresowanie i udział. Program Rzecznictwo Pracowników szczególnie wymaga indywidualnego podejścia. Im mniej będzie tu presji i zmuszania do udziału w projekcie, tym większa szansa na całościowe powodzenie.

Kluczowe jest też to, by właściwie wesprzeć ten naturalny proces komunikacją. Umiejętne angażowanie liderów opinii, dostarczanie im informacji, którymi mogą się dalej dzielić w organizacji bardzo jest tutaj pomocne. Liderzy nieformalni w znacznie skuteczniejszy sposób pozyskują nowych uczestników niż oficjalna nawet najbardziej angażująca komunikacja firmowa.

Cześć druga artykułu zostanie opublikowana za tydzień. Serdecznie zapraszamy. Tymczasem można się z nami umówić na rozmowę lub poczytać o naszym podejściu do programów Employee Advocacy.