Employee Advocacy – Digitalizacja Kultury Organizacyjnej

Employee Advocacy – Digitalizacja Kultury Organizacyjnej – nie taka straszna, jak ją malują

Digitalizacja kultury organizacyjnej to całkiem nowe zjawisko i niedawno stworzone pojęcie, o którym nawet Google wie niewiele;-) Mogę powiedzieć, że na własnej skórze doświadczyłam tego procesu i po trosze wraz z moimi kolegami go współtworzyliśmy. 

Winkhaus Polska jest przedsiębiorstwem rodzinnym, w którym gros pracowników ma bardzo długi, kilkunastoletni, a nawet ponad 20-letni staż pracy. Nasza kadra charakteryzuje się nie tylko ogromnym doświadczeniem i kompetencjami zawodowymi, ale także wyjątkową lojalnością oraz zaangażowaniem w działania firmy. Dlatego świetnym pomysłem okazało się wdrożenie w naszej firmie projektu Ambasadorów Marki.

 Projekt EmployeeAdvocacy (Rzecznictwo Pracowników, przypomnienie redakcji) rozpoczęliśmy ponad rok temu. Kilkunastoosobowa grupa składająca się z osób rekrutujących się z różnych działów rozpoczęła aktywność na Linkedinie. Jej celem jest promowanie marki osobistej oraz marki pracodawcy. W zespole pracują osoby, które już wcześniej miały na swoim koncie doświadczenia z tą platformą oraz tacy, którzy dopiero stawiali na niej pierwsze kroki. Proporcja uczestników z doświadczeniami na Linkedinie i bez nich rozkłada się mniej więcej pół na pół. Około 70% zespołu stanowią reprezentanci pokolenia X, raczej nastawionego niechętnie do aktywności w mediach społecznościowych. Pozostałe 30% teamu to koleżanki i koledzy z młodszych grup wiekowych.

Tutaj znajdą Państwo więcej tekstów dotyczących Employee Advocacy (redakcja)

Skąd wziął się pomysł?

Pomysł powołania do życia projektu EA zrodził się w mojej głowie kilka lat temu podczas warsztatów z marketingu B2B, prowadzonych przez Piotra Stohnij. W gronie marketerów z różnych branż usłyszeliśmy wówczas, że Linkedin jest nową platformą istotną dla budowania wizerunku firmy. Taka rola portalu, postrzeganego dotychczas jako medium dla osób poszukujących pracy, wzbudziła gorące dyskusje i wiele wątpliwości:

– Mamy zachęcać pracowników do działań na Linkedinie i szkolić ich z tego? Przecież to jawna zachęta do poszukiwania przez nich nowej pracy! Zarząd naszej firmy nigdy się na to nie zgodzi!

Pomysł był dość kontrowersyjny, więc mocno utkwił mi w głowie i powracał w ciągu ostatnich lat kilkukrotnie. Ostatecznie do projektu przekonali mnie partnerzy z agencji marketingu internetowego. Naszym krótkoterminowym celem miało być poszerzenie komunikacji przed targami Securex o nowy kanał socialmediowy. Zatem sprowadził nas na Linkedin dość prozaiczny powód.

Wkrótce potem rozpoczęła się pandemia, targi oczywiście nie odbyły się, jak wiele innych wydarzeń od tego czasu, ale pozostały cele długoterminowe. Naszym wyzwaniem w dłuższej perspektywie było zbudowanie wizerunku ekspertów w branży zabezpieczeń i kontroli dostępu. Cel ten w dalszym ciągu konsekwentnie realizujemy. A „przy okazji” nastąpiły także inne procesy i zjawiska, których na początku projektu zupełnie się nie spodziewałam.

Jak rozpoczął się projekt?

Przygotowania do projektu rozpoczęłam od rozeznania, kto w firmie byłby chętny dołączyć do takiego zespołu. Zebrała się spora grupa zainteresowanych. Na początku lutego 2020 zaprosiliśmy do nas Grzegorza Turniaka i Agatę Dynoch, by przeprowadzili szkolenie dla zespołu. Rozpoczynało się ono od wykładu wprowadzającego. Po wykładzie osoby, które uznały, że to nie dla nich, mogły swobodnie opuścić spotkanie. Na warsztatach zostało nas 13 osób.

Atmosfera była niezwykle pozytywna, aprobująca każdego z uczestników, niezależnie od poziomu znajomości Linkedina. Prowadzący przywieźli z sobą energię, świeżość, nowe spojrzenie na nas i naszą organizację. Po warsztatach czuliśmy się ośmieleni, zachęceni, wiedzieliśmy, że możemy dzwonić do nich z pytaniami i wątpliwościami. Kontakt osobisty i otwartość, uważność i gotowość do pomocy naszych mentorów była dla nas bardzo ważna.

Co scaliło zespół?

Po tym jednodniowym warsztacie organizowaliśmy co tydzień 1-godzinne spotkania – z racji rozpędzającej się pandemii – już w formule online. Uczyliśmy się pozyskiwać kontakty, komentować, a potem – pisać posty. Jako pomysłodawczyni i prowadząca projekt „poszłam na pierwszy ogień”. Stres był potężny, cały dzień przeżywałam mój pierwszy post, odpowiadałam na komentarze i pilnie obserwowałam zasięgi. Podczas naszych cotygodniowych spotkań uczyliśmy się, jak nabrać dystansu do siebie i czynności publikowania, i jak pisać, by być czytanym.

Od początku projektu mocno wspierał nas dyrektor handlowy. Był orędownikiem przeprowadzenia szkolenia i dawał dobry przykład swoją osobą, pisząc posty. Jego obecność na Linkedinie jako przedstawiciela najwyższego kierownictwa miała duży wpływ na powodzenie projektu. 

Dzięki regularnym spotkaniom z naszymi trenerami z Akademii Rekomendacji (obecnie Grupa Yak) pokonywaliśmy kolejne bariery mentalne, budowaliśmy sieci kontaktów, nawiązywaliśmy nowe relacje.

Jako szefowa projektu starałam się dostrzec indywidualne predyspozycje członków zespołu. Delikatnie ośmielałam ich do takiej aktywności, która była najbardziej zgodna z ich osobowością, podsuwałam pomysły. Pierwsza gwiazda rozbłysła nam wcześnie – nasz handlowiec okazał się poetą i filozofem i znakomicie odnalazł na nowym polu. Był motorem, który pociągnął zespół za sobą i bez wątpienia odegrał kluczową rolę dla sukcesu naszego projektu.

W tym czasie tkwiliśmy w głębokim lockdownie, nastroje były bardzo złe. Obawialiśmy się o przyszłość firmy, o nasze stanowiska pracy, próbowaliśmy przystosować się do pracy zdalnej. Niektóre osoby były na skraju depresji. Tymczasem w naszym zespole zachęcaliśmy, żeby komentować i pisać posty, budować sieci. I wielu poszło to drogą. Dostrzegli w Linkedinie odskocznię od pesymistycznej codzienności, znaleźli tam ciekawe osobowości, brali udział w webinarach. Paradoksalnie pandemia okazała się cichym sojusznikiem naszego projektu.

Brylanty i perły

W krótkim czasie objawiły się kolejne talenty. Z własnej inicjatywy dołączył do nas kolega informatyk, wnosząc do projektu piękne opowieści o książkach i karate. Nowy handlowiec zaskoczył nas niezwykłym darem do pisania chwytliwych postów. Koleżanki z działu obsługi klienta z publikacji na publikację robiły ogromne postępy. Po kilku miesiącach do zespołu dołączyła nasza liderka projektów CSR-owych, która na Linkedinie odnalazła „bratnie dusze” i kibiców dla swojej aktywności. Ta nowa osoba w zespole dodała rozmachu naszym działaniom poprzez swoje regularne jak w zegarku, chwytające za serce posty o działaniach pozabiznesowych teamu Winkhaus Polska.

Nad naszymi działaniami dyskretną pieczę cały czas trzymała Grupa Yak, dbając, by zapał i morale zespołu nie spadło.

Do aktywności na profilach prywatnych dołożyliśmy żywszą obecność na profilu firmowym. Zmieniliśmy charakter i częstotliwość naszych publikacji dzięki zaangażowaniu utalentowanej koleżanki z działu marketingu. Profesjonalną oprawę graficzną postów członków zespołu zapewnił nasz kolega grafik, zawsze pełen pomysłów i na czasie z najnowszymi trendami. Przedstawiciele zespołu zadbali też o poszerzenie sieci osób obserwujących profil firmowy.

Zapisz się na nasz Newsletter

Ekosystem

Równolegle, idąc za radą naszych mentorów, poszukaliśmy wśród klientów, dostawców, kooperantów i dziennikarzy branżowych sojuszników dla naszych aktywności. Zorganizowaliśmy nawet specjalne webinarium dla klientów, poświęcone mediom społecznościowych w dobie pandemii, i zaprosiliśmy ich do wspólnych działań. W ten sposób zaczęliśmy tworzyć nasz „ekosystem” na Linkedinie, gdzie nasza branża była dotychczas słabo reprezentowana i mocno rozproszona. Nawiązaliśmy wiele online’owych przyjaźni w branży oraz poza nią. Wsparcie w postaci sympatycznych komentarzy dla naszych publikacji było oczywiście ważne dla nas pod względem emocjonalnym, a dodatkowo zwiększało zasięgi naszych postów.

To co to jest ta digitalizacja kultury organizacyjnej?

W wyniku wspólnych działań na Linkedinie zaczęliśmy patrzeć na nasz zespół i firmę w inny sposób, oczami ludzi z zewnątrz. Dzięki temu dostrzegliśmy wartości, które wcześniej wydawały się oczywiste lub umykały naszej uwadze.

Gdy rozmawiam z osobami z zespołu, podkreślają, że ważne jest dla nich to, iż mogą uczestniczyć w działaniach marketingowych i wspólnie pracować nad kampaniami promującymi produkty, które sprzedają. Z zespołu wyłoniła się 6-osobowa grupa bardzo zaangażowanych w projekt koleżanek. W tym gronie regularnie wymieniamy się informacjami, pracujemy nad postami i naszymi aktywnościami marketingowymi. Nauczyliśmy się też pisać posty w parach. 

Jeden z handlowców był na początku wielkim przeciwnikiem mediów społecznościowych. Z czasem przekonał się do projektu i zaangażował do niego grupę swoich klientów jako sojuszników naszych działań.

Nauczyliśmy się świętować online rocznice i uroczystości firmowe. Webinarom i postom „z okazji” towarzyszy słodki poczęstunek dla wszystkich obecnych na miejscu pracowników, oczywiście z zachowaniem koniecznych środków ostrożności.

Z Linkedina dowiedzieliśmy się też o konkursie Pracownik Roku i po raz pierwszy zgłosiliśmy przedstawiciela (a raczej przedstawicielkę:) naszej firmy. Nasza koleżanka z działu obsługi klienta Wioletta Gendera zdobyła wyróżnienie w kategorii Długodystansowiec.

Artykuły, które dotychczas publikowaliśmy w biuletynie skierowanym do klientów Winkhaus Polska, zyskały o wiele szersze grono odbiorców. Stało się to za sprawą postów naszej liderki działań CSR-owych, która jednocześnie od lat aktywnie działa w redakcji gazety.

Uświadomiłam sobie, że dzięki projektowi rzecznictwa pracowników nie tylko zacieśniliśmy pracę zespołową. Odnosimy się do siebie z większą uważnością, bardziej szanujemy opinie innych. Nasze obserwacje i kontakty ze świata online przekładają się na lepsze funkcjonowanie organizacji w świecie realnym, wzajemne wspieranie z kolegami, a także klientami, partnerami w biznesie. To ważny element naszego codziennego działania, tym bardziej, że z wielu aktywności, opartych na kontaktach bezpośrednich, musieliśmy zrezygnować.

Przenieśliśmy na Linkedin to, co najlepsze w naszej organizacji i jednocześnie zmieniamy ją, czerpiąc z niego wzory i inspiracje. To właśnie nazwałam digitalizacją kultury organizacyjnej.

 A czy Ty masz podobne doświadczenia?

Klaudia Mendyka-Waszkowiak

Kierownik działu marketingu

Winkhaus Polska