Jak krok po kroku  wdrożyć program  Employee Advocacy? Część II

Programy Employee Advocacy (EA, Rzecznictwo Pracowników) zyskują coraz większą popularność. To zupełnie naturalne. Praca zdalna, zmniejszające się zaufanie do oficjalnych źródeł informacji, trudność pozyskania najlepszych pracowników, zmiana preferencji zakupowych klientów to tylko niektóre z wyzwań dla menedżerów. Jak sobie z nimi radzić, wykorzystując Rzecznictwo Pracowników?

---

Tutaj znajdziesz pierwszą cześć artykułu o podejściu do wdrożenia Employee Advocacy.

Inne nasze teksty dotyczące Employee Advocacy można znaleźć w naszej Bazie Wiedzy.

---

Employee Advocacy – co ja z tego będę miał?

Pracownicy, jeżeli mają się w coś zaangażować, potrzebują odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Przygotowując się do wdrożenia programu Rzecznictwa Pracowników, warto je sobie wylistować i tak przygotować komunikację, by potencjalny uczestnik znalazł odpowiedzi na nurtujące go pytania.

Przygotowując program, warto przemyśleć i opracować bardzo konkretnie komunikację do potencjalnych uczestników. To, w jaki sposób z programu będą mogli skorzystać pracownicy, powinno być wyraźnie opisane. Na pewno warto przedstawić jak najszerszy wachlarz korzyści. Standardowo programy EA pozwalają jego uczestnikowi:

• świadomie kształtować wizerunek profesjonalisty i eksperta,
• uczyć się od innych,
• dzielić się wiedzą z innymi,
• zdobywać i utrzymywać kontakty ze znajomymi – budować swój kapitał społeczny,
• poruszać się swobodnie po rynku pracy,
• monitorować wydarzenia biznesowe i brać udział w tych wybranych.

Każda firma, bazując na tej podstawowej liście, może ją dowolnie rozszerzać. Tworząc ją, warto pamiętać, że każdy pracownik chce
w jakimś stopniu:

• rozwijać się,
• budować swój kapitał społeczny,
• przynależeć do ciekawych gremiów,
• robić coś co ma wartość i sens,
• mieć nowe możliwości i szersze perspektywy.

Z przygotowanym pakietem korzyści z udziału w programie można zacząć projektować komunikację. Najlepiej skorzystać z wielu różnych kanałów. Podstawowym będzie ten oficjalny przekaz płynący poprzez strukturę zarządzania. Pracownik chce usłyszeć zaproszenie do programu od swojego bezpośredniego przełożonego. Jeżeli potwierdzi je naczelne kierownictwo firmy, będzie to bardzo dobrze widziane. Organizator wdrożenia powinien zapewnić tu spójność. Jeżeli jej zabraknie, obniży się wiarygodność firmy, pracownik zmniejszy swoje zaufanie i może zacząć dostrzegać ryzyka związane z zaangażowaniem się w program. W rezultacie nie przystąpi do projektu i zacznie zniechęcać innych. Grozi to szczególnie tym organizacjom, które nie mają wysokiej kultury zarządzania i co najwyżej średni ogólny poziom zaangażowania. Na pewno jednak spójność i transparentność całej komunikacji będzie sprzyjać budowaniu zaufania.

Nie chce, czy nie potrafi?

Żeby pracownik efektywnie angażował się w rzecznictwo, musi chcieć to robić i musi to umieć. Kolejnym więc krokiem w projekcie jest zbudowanie odpowiedniego poziomu kompetencji. Dlatego dobrze zaplanować w początkowej fazie wdrożenia program rozwojowy.
Dzięki niemu uczestnicy będą mieli okazję w praktyczny sposób rozwinąć swoje naturalne zdolności i uzupełnić niezbędne luki. Program rozwojowy powinien mieć charakter warsztatowo-szkoleniowy. Dobrze, aby miał jak najbardziej praktyczny charakter. Może
być świetnie realizowany zarówno na sali szkoleniowej, jak i w warunkach online.

Neofici rzecznictwa pracowników potrzebują nauczyć się dwóch podstawowych kompetencji: muszą wiedzieć, o czym komunikować i w jaki sposób. Podstawą jest poznanie zasad przekonywania, perswazji, dialogu społecznego i wywierania wpływu. W kolejnym kroku kluczowe jest poznanie i opanowanie narzędzi, dzięki którym odbywać się będzie rzecznictwo. Uczestnicy programu potrzebują instruktażu posługiwania się mediami, zarówno tymi tradycyjnymi, jak i tymi społecznościowymi. W szkoleniu nie powinno
zabraknąć wskazówek na temat poruszania się po różnych platformach, tworzenia i publikowanie treści, zasad budowania grup
odbiorców i wchodzenia z nimi w interakcje. Do rozwoju kompetencji warto podejść również w sposób procesowy. Najlepsze rezultaty przynosi możliwość łączenia edukacji z praktyką.

Zapisz się na nasz Newsletter

Przygotowanie ram i przestrzeni do działania w programie Employee Advocacy

Rzecznictwo Pracowników nie może odbywać się w próżni. Ważnym elementem całego procesu jest zbudowanie do niego odpowiedniej przestrzeni. W kolejnym etapie wdrożenia trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, w czym i jak ma przejawiać się rzecznictwo pracowników w mojej organizacji?

Mamy do dyspozycji dwa główne kierunki: wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Wewnątrz to przede wszystkim udział w projektach, udzielanie się w nich nie tylko merytoryczne, ale też informacyjne. Do tego dochodzi publikowanie w wewnętrznych mediach, takich jak gazetka firmowa czy intranet. Rzecznictwo na zewnątrz organizacji odbywa się głównie w mediach społecznościowych. Dla tej działalności potrzeba przede wszystkim jasnych zasad, żeby nikt z pracowników nie miał wątpliwości, co można, a czego nie wolno robić. Te normy i granice wyznaczać może precyzyjna, jasno określona firmowa polityka obecności pracowników w mediach społecznościowych. Dokument ten powinien powstać w czasie warsztatów, tak żeby uwzględnić zarówno oczekiwania organizacji, jak i punkt widzenia pracowników. Wypracowanie go to pewna sztuka, którą warto powierzyć doświadczonemu moderatorowi.

Kiedy dokument jest gotowy, rzecznicy mogą swobodnie publikować i wypowiadać się w mediach. Dobrze jest, kiedy ta aktywność
jest przez kogoś koordynowana. Niekoniecznie musi to być menedżer. Sprawdzi się ktoś, kto zadba o systematyczność, jakość i rzetelność publikacji. Przy dużym zespole rzeczników pomoże też wymieniać się doświadczeniami, będzie zbierał dobre praktyki, motywował w momentach zniechęcenia. Jego rola jest nie do przecenienia przy budowaniu zespołu rzeczników organizacji. To ważne, szczególnie kiedy przed programem stawia się znacznie bardziej ambitne cele. W takim przypadku systematyczność, cierpliwość
i konsekwencja będą na wagę złota. Rolę koordynatora widać też bardzo na początku pracy takiego zespołu. Stymuluje pracę, angażuje,
uczy, odgrywa rolę mentora i coacha. Zanim zespół nabierze doświadczenia, stanowi dla niego nieocenione wsparcie.

W Employee Advocacy bez przywództwa ani rusz!

Niezależnie od doskonałej koordynacji programu bez odpowiedniego przywództwa nie ma on szans powodzenia. Ludzi nie sposób zaangażować w takie przedsięwzięcia siłą decyzji czy polecenia. Tu formalna władza się po prostu do niczego nie nadaje. Pracownik nie musi świadczyć dobrze o firmie, nie można tego zapisać w umowie. Jeżeli nie czuje wewnętrznej potrzeby, nic i nikt go do tego nie zmusi. Tu kończy się władza, a zaczyna przywództwo. Aby zaangażować ludzi, trzeba uświadomić im, że projekt zaspokoi ich potrzeby. Trzeba ten projekt umiejętnie, w pozytywnym tego słowa znaczeniu „sprzedać” pracownikom. Najlepiej z tym zadaniem poradzi sobie zaangażowany, przekonany o wartości programu menedżer. Jeżeli w bezpośredniej rozmowie przedstawi ją pracownikowi, ten z pewnością poważnie rozważy uczestnictwo. Szczególnie jeżeli darzy swojego przełożonego zaufaniem.

Przydaje się też wsparcie najwyższego szczebla zarządzania. Wypowiedź, list czy nawet e-mail od członka zarządu zapewni wdrożeniu
odpowiednie umocowanie. Przy nietypowych projektach pracownicy bardzo uważnie przyglądają się wszystkim sygnałom płynącym
do nich od kierownictwa. W przypadku braku spójności będą co najmniej ostrożni. Jeżeli pracownicy odczytają z reakcji wysokiej rangi
lidera, że nie wierzy on w tego typu projekt albo że nie wolno/nie warto na niego tracić czasu, to nie zaangażują się w niego pomimo wielu bodźców i wysiłków perswazyjnych.

Szczególnie zaś pozytywny skutek może odnieść przykład zaangażowania płynący z samej góry. Publikujący w mediach społecznościowych prezes działa jak magnes na pracowników na niższych szczeblach organizacji. Przy wdrożeniu warto zadbać, by taki lider otrzymał osobiste wsparcie, dzięki któremu sam zrobi pierwsze kroki jako zaangażowany rzecznik organizacji. Przywództwo to sztuka zdobywania naśladowców.

Najtrudniejszy pierwszy krok

Najtrudniej jest zacząć. Opór jest tym większy, im mniej doświadczeń mają pracownicy z tego typu działalnością. Przyda się przewodnik, który pokaże, jak zrobić te pierwsze kroki, pomoże przygotować odpowiednio sprzyjające środowisko, nauczy i zapewni
wsparcie na samym początku drogi. Każda zmiana wymaga czasu, którego potrzebują ludzie, by się do niej zaadaptować. Zanim
zaczną w pełni zaangażowania działać jako rzecznicy, uczestnicy programu muszą przejść przez wszystkie typowe dla każdej zmiany
fazy: wyparcie, opór i próby. Każda faza ma inną specyfikę, w każdej fazie potrzeba odpowiedniej interwencji liderów i odpowiedniego
wsparcia ze strony organizacji. W fazie wyparcia pracownicy potrzebują jasnego, dyrektywnego pokierowania ich działalnością.
W fazie oporu pojawia się dużo emocji, więc potrzeba empatii ze strony kierownictwa. Liderzy muszą z zaangażowaniem słuchać
swoich pracowników i wspólnie szukać rozwiązań, które pomogą pokonać różne lęki i obiekcje. Organizacja, która efektywnie
chce przez to przejść, potrzebuje zapewnić rozwijającym się rzecznikom dużo konkretnego wsparcia. Na tym etapie sprawdza się
przeprowadzenie programu szkoleniowego, w czasie którego uczestnicy będą wzrastać pod okiem doświadczonego trenera. Pomoże
on też przy budowaniu odpowiednich nawyków. Szczególnie będzie pomocny w fazie prób, kiedy ludzie najbardziej potrzebują wsparcia.

Przygotować dobrze proces

Wdrożenie Employee Advocacy jest procesem. Tu nic nie da się zrobić pośpiesznie i bez przygotowania. Im większa organizacja, tym ten proces jest bardziej złożony. Wymaga przede wszystkim dobrego określenia celów i strategii. Następnie warto poświęcić czas i środki na dobre zaplanowanie całego przebiegu. Na pewno warto wykonać analizę silnych stron i obszarów deficytowych organizacji. Dzięki temu będziemy przygotowani na najgorsze i w całym wdrożeniu nic nas nie zaskoczy. Sprawdzi się też przeanalizowanie
naturalnych talentów organizacji. Jak żaden inny program, rzecznictwo pracowników wymaga dopasowania do aktualnej kultury organizacyjnej. W program pasujący do aktualnej kultury organizacyjnej pracownicy naturalnie się zaangażują.

Przy wdrożeniu warto przeprowadzić program pilotażowy. Wybrać niewielką grupę ochotników i dobrze ich wprowadzić w temat.
Przećwiczenie całego programu na małej części populacji może okazać się bardzo efektywne. Wnioski i usprawnienia będą bezcenne
na etapie wdrożenia w całej organizacji. Ochotnicy zaproszeni do fazy pilotażowej staną się ambasadorami, którzy świadczyć
będą pozytywnie o efektach programu. Dzięki nim nie będziemy osamotnieni we wdrożeniu. To ważne, bo program wymaga zaangażowania sił i środków i każde ręce przydadzą się do pomocy. Wreszcie zawsze warto poszukać doświadczeń dokonanych już wdrożeń. Poszukanie kolegów i koleżanek po fachu, którzy zmagali się już z podobnym projektem, może oszczędzić wielu niepotrzebnych wydatków i kosztów. W całym procesie ważne jest też, by nigdy nie zapomnieć, że na rynku dostępne jest mnóstwo zasobów, z których można skorzystać.

Tutaj znajdziesz pierwszą cześć artykułu o podejściu do wdrożenia Employee Advocacy.

W oczekiwaniu na kolejne artykuły dotyczące Employee Advocacy można się z nami umówić na rozmowę lub poczytać o tym jak my widzimy programy Rzecznictwa Pracowników.

Pamiętałeś, aby się zapisać na Newsletter? Przewiń trochę do góry 😉